こんにちは、まりです。
やりたい趣味があるのに、時間がない。
資格の勉強もしなきゃだけど、時間がない。
そうやって「時間がない」を言い訳にやりたいこと諦めていませんか？
そんなこと言っても仕事に家事に子育てに毎日追われて、
これ以上削れるのは睡眠時間しか・・（泣）
本記事では、時間管理がいまいち苦手な方に実践してほしい、
タスク管理の工夫について３つ紹介します。
・時間管理が苦手な人の思考
・タスク管理の３つのポイント
私自身、仕事に家事に子育てに毎日奮闘していますが、
大好きなドラマ鑑賞の時間を確保したり、
こうしてブログとして文章を書く時間もつくることができています。
時間管理が苦手な人の思考
時間の管理が苦手な人が陥りがちな、仕事の考え方として次の３つが挙げられます。
- ひとつのタスクを大きいかたまりで捉える
- 優先順位がつけれない
- 頭の中だけでタスク管理しようとする
ひとつずつ見ていきましょう。
①ひとつのタスクを大きいかたまりで捉える
経理業務で例えると、やるべきことを
「決算書作成」「研修講師準備」「会計監査対応」というように
「業務名」で管理していませんか？
ひとつの業務に集中してしまって他の作業が間に合わず、
結果残業してなんとかしようとする・・という
悪循環に陥ってる人は少なくないと思います。
②優先順位がつけれない
依頼を受けた仕事から手を付けて、
本当に締め切りが近い仕事のために結局残業、、となったり、
手を付けやすい仕事から片づけてしまって、
重たい仕事が最後に残ってウンザリ・・なんてことも。
③頭の中だけでタスク管理しようとする
今日はあれしてー、これしてー、と朝イチで考えるけど結局もたもた・・
夜中に「あ、アレ明日やらなきゃ」と思ったのに目覚めると覚えてない・・。
人間の記憶力は頼りにならないものです。
特に経理の決算業務なんて月一回の作業もたくさんあるし、
翌月には忘れてた、って経理あるあるですよね？
実践してほしいタスク管理３つのポイント
- 作業アクションを細分化する
- 気が乗らない仕事から手を付ける
- ツールに頼る
明日から実践してほしいポイントはこの３つです。
①作業アクションを細分化する
例えば、「決算報告書を作成する」という経理業務を担当したとして、
・PL、BS、CFの元資料を集める（担当が別なら提出依頼する）
・各資料をひとつの報告書ファイルに集約する
・数値が合っているかチェックする
・特記事項や報告コメントを考える
・印刷かけるor報告者に資料送付する
こうして作成までにアクションがあるはずです。
こうして作業を細分化すると、
「〇時までにここまで仕上げる」「〇日提出だから今日はここまででOK」のように
スケジュールを管理することができます。
待ち時間が発生する合間に別のことができるのもポイントです。
②気が乗らない仕事から手を付ける
気が乗らない仕事って、大抵自分にとって重たかったり難しい仕事ですよね。
私はなるべくそういった仕事に、先に取り掛かるようにしています。
全てを終わらせるわけではなくて、
「大枠を考える」「たたきをつくる」程度で大丈夫です。
嫌だな～やりたくないな～私にできるかな～？と憂鬱な仕事でも、
なんとなく方向性が決まるだけで、どうにかなる気がしませんか？
そして他の仕事が楽勝に思えて捗る。(笑)
③ツールに頼る
・かわいい手帳やメモ帳
・ToDoリスト
・スマホのアラーム機能
・スケジュール管理アプリ
頼れるものはなんでも頼りましょう。人は忘れてしまう生き物です。
やるべきこと、やりたいこと、困っていること・・
文字にすることで頭の整理もできますし、
完了したタスクにチェックを入れたり、進捗を可視化することで
モチベーションアップにもつながります。
- 作業アクションを細分化する
- 気が乗らない仕事から手を付ける
- ツールに頼る
いかがでしたか？難しいことではないですよね。
「時間がない」とやりたいことを諦める人が、自分の時間を
確保できるきっかけになれば嬉しいです。
